Tələbnamə modulu

Satınalma tələbnaməsi sistemi şirkətdə yaranan hər alış ehtiyacını — mal, material və ya xidmət — rəsmi sorğuya çevirir və onu alış başlamazdan əvvəl lazımi təsdiq mərhələlərindən keçirir. One Soft ERP-nin Tələbnamə modulu bu ilkin mərhələni vahid sistemdə aparır: kim nəyi, nə qədər və nə üçün tələb edib, kim nə vaxt təsdiqləyib — hamısı bir sənəddə görünür.

Tələbnamə sistemi olmadıqda alış ehtiyacları adətən şifahi, e-poçtla və ya kağız formada ötürülür. Nəticədə eyni mal iki dəfə sifariş edilə bilir, təsdiqsiz alışlar baş verir, rəhbərlik isə xərcləri yalnız ödəniş edildikdən sonra görür. Tələbnamə modulu bu prosesi qaydaya salır: hər alış rəsmi sorğu ilə başlayır.

Tələbnamə modulu vasitəsilə alışdan öncəki prosesi idarə etmək mümkündür. Bir şirkət hər hansı bir malı almağa ehtiyac duyduqda, təsdiqləmə prosesinin müəyyən mərhələlərindən keçməli və onları almaq üçün razılıq əldə edilməlidir. Bu təsdiqləmə prosesi, yəni malın alınmasından əvvəlki hissə Tələbnamə modulunda həll edilir və yalnız bundan sonra mal alınır.

Tələbnamə modulu həm satınalma şirkətləri, həm də tikinti, xidmət və s. sahəsində fəaliyyət göstərən şirkətlər üçün uyğundur. Şirkətə edilən bütün alış müraciətləri daxili təsdiqdən sonra Tələbnamə modulunda işlənir.

Tələbnamə modulu məlumatlı satınalma qərarları qəbul etməyə və satınalma prosesini sürətləndirməyə imkan verir. Bütün müraciətlər daxil olan təkliflərlə birlikdə arxivləşdirilir ki, bu da şirkətin satınalma xərclərini görmək və onlara nəzarət etmək imkanlarını artırır.

Kağız və ya e-poçt üzərindən aparılan təsdiq zənciri, adətən kimin nə vaxt təsdiqlədiyini itirir və audit zamanı sual yaradır. Xüsusən çox-səviyyəli holding strukturlarında (bir neçə törəmə şirkət, hər biri öz təsdiq ardıcıllığı ilə) Tələbnamə modulu bu zənciri sistemdə izlənilə bilən formaya salır.

Kimlər üçündür

• Alış ehtiyacı bir neçə şöbədən, layihədən və ya obyektdən gələn şirkətlər
• Tikinti, xidmət və təchizat sahəsində fəaliyyət göstərən müəssisələr
• Hər törəmə şirkətin öz təsdiq ardıcıllığı olan holdinq strukturları
• Satınalma xərclərini alış baş verməzdən əvvəl görmək istəyən maliyyə və rəhbərlik komandaları

Necə işləyir

1. 01Əməkdaş və ya şöbə ehtiyacı tələbnamə kimi sistemə daxil edir.
2. 02Tələbnamə şirkətin müəyyən etdiyi təsdiq mərhələlərinə göndərilir.
3. 03Hər mərhələdə məsul şəxs öz qərarını verir və bu qərar tarixçədə qalır.
4. 04Təsdiqlənmiş tələbnamə əsasında tender və ya satınalma başlayır.
5. 05Tələbnamə daxil olan təkliflərlə birlikdə arxivdə saxlanılır.

Əsas imkanlar

• Mal, material və xidmət üçün tələbnamənin sistemdə yaradılması
• Şirkətin öz qaydasına uyğun çoxmərhələli təsdiq axını
• Təsdiq zəncirinin tarixçəsi: kim, nə vaxt, hansı qərarı verib
• Tələbnamənin statusunun izlənməsi — daxil edilib, təsdiqdədir, təsdiq edilib, bağlanıb
• Tələbnamələrin daxil olan təkliflərlə birlikdə arxivləşdirilməsi
• Tələbnamənin layihə və ya xərc maddəsi ilə əlaqələndirilməsi

Digər modullarla əlaqə

Tələbnamə satınalma zəncirinin ilk halqasıdır. Təsdiqlənmiş tələbnamə əsasında Tender modulunda təchizatçılardan qiymət təklifləri toplanır, seçilmiş təklif Alış (PO) modulunda sifarişə çevrilir, sonra Alış faktura və Alış ödəniş modulları prosesi tamamlayır. Beləliklə, ilkin ehtiyacdan son ödənişə qədər sənədlər bir-birinə bağlı qalır və hər alışın hansı tələbnamədən başladığı görünür.

Tender modulu Alış modulu Alış faktura modulu Alış Ödəniş modulu

Faydalar

• Təsdiqlənməmiş alışların qarşısı alınır
• Satınalma qərarları məlumata əsaslanır və proses sürətlənir
• Audit zamanı təsdiq zənciri sənədlə göstərilir
• Satınalma xərcləri alış baş verməzdən əvvəl görünür

Tez-tez verilən suallar